雄安档研：告别“邮件乱象”，这样做好公务电子邮件归档
在数字化办公普及的今天，公务电子邮件已成为机关、企业、事业单位传递信息、开展工作的重要载体。但随之而来的“邮件堆积难整理、关键信息易丢失、归档流程不规范”等问题，也让不少单位陷入困扰。2021年10月1日，DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》正式实施，为公务电子邮件归档管理提供了清晰指引。作为深耕档案数字化领域的专业机构，档研深入解读标准核心要求，结合实际项目经验，为大家拆解如何合规、高效做好公务电子邮件归档工作。
一、先搞懂“基础逻辑”：标准中的核心定义与管理原则
在开展公务电子邮件归档前，首先要明确“什么是公务电子邮件”以及“管理的核心原则”——这是标准的“基石”，也是后续工作的出发点。
标准中明确，公务电子邮件是单位或个人在公务活动中产生的、经由电子邮件系统传输的电子信息，区别于个人私人邮件；而公务电子邮件系统则是处理这类邮件的专用计算机应用系统，需符合GB/T 37002《信息安全技术 电子邮件系统安全技术要求》等规范。
在管理原则上，标准强调“四性保障”（真实性、完整性、可用性、安全性）、“全过程管理”和“元数据同步捕获”。档研对此的理解是：公务电子邮件归档不是“事后补救”，而是要从邮件形成之初就纳入管理体系，确保每一封公务邮件都能“可追溯、可利用、不丢失”。
以2023年档研服务的江苏省某省直机关为例，该单位此前存在“公务邮件分散在员工个人邮箱、部分重要项目邮件因人员离职丢失”的问题。我们依据标准，先协助单位明确“公务邮件判定标准”（如含“项目审批”“会议通知”“政策传达”等关键词的邮件均属公务范畴），再搭建符合GB/T 37002要求的公务电子邮件系统，设置“强制归档标记”——员工发送/接收公务邮件时，系统自动提示“需归档”，从源头避免漏档，同时同步捕获发件人、收件人、发送时间等元数据，为后续管理打下基础。
二、明确“谁来做”：清晰划分管理职责，避免推诿扯皮
标准第5章专门规定了管理职责，将责任明确到“产生接收部门/人员、档案部门、信息技术部门、安全保密部门”，形成“多方协作、各司其职”的闭环。档研在实践中发现，很多单位归档工作混乱，核心原因就是“责任不明确”，而标准的职责划分恰好解决了这一痛点。
三、筑牢“技术底座”：系统建设要符合这些硬要求
标准第6章对公务电子邮件系统和电子档案管理系统提出了明确技术要求，这是确保归档工作“落地可行”的关键。档研认为，系统建设不能“重功能、轻合规”，必须严格对标标准条款。
（一）公务电子邮件系统：输出格式、元数据捕获是核心
标准要求：系统需能输出规范的EML格式文件（或包含完整原始信息的其他格式），且能按DA/T 46《文书类电子文件元数据方案》形成元数据。EML格式能完整保留邮件头（如发件人、收件人、发送时间）和邮件体（正文、附件格式），是归档的“优选格式”。
2023年，档研为四川省某事业单位升级公务邮件系统时，重点优化了“格式输出”功能：员工点击“归档”后，系统自动将邮件转换为EML格式，同时捕获“电子文件号（M7）、责任者（M32）、主送（M36）、题名（M22）”等元数据（对应附录A的元数据对照表），无需人工录入。例如，一封“关于2023年度预算审批的通知”邮件，系统会自动提取“发件人：财务部张XX（zhang@xxx.com）、发送时间：2023-10-15 09:30:21（北京时间）、密级：内部”等元数据，确保归档信息完整。
（二）电子档案管理系统：需支持“接收、检测、管理”全流程
标准要求：电子档案管理系统需具备“批量接收邮件”“解析EML格式”“按DA/T 70检测四性”等功能。档研自主研发的电子档案管理系统，完全符合这一要求。
以2022年河南省某企业集团的项目为例，该集团每月产生约5000封公务邮件，人工归档效率低。档研为其部署的系统支持“批量导入EML文件”，导入后自动解析正文、附件及元数据，并按DA/T 70开展“四性检测”：
四、划清“边界”：明确归档范围与保管期限，不做“无用功”
标准第7章明确了归档范围与保管期限，解决了“哪些邮件要归档、归档后存多久”的核心问题。档研在实践中发现，很多单位存在“盲目归档”（所有邮件都归档，增加管理成本）或“漏归档”（重要邮件未归档）的问题，而标准的规定恰好提供了“判断依据”。
（一）归档范围：结合业务实际，聚焦“有价值”的邮件
标准要求“单位结合业务实际确定归档范围”，档研通常建议客户从“业务价值”出发，将以下邮件纳入归档：
例如2024年福建省某建筑企业，档研协助其制定《公务邮件归档范围清单》，明确“项目中标通知、施工进度汇报、工程款支付确认”等邮件必须归档，而“日常工作寒暄、非公务广告”等邮件不纳入归档，既保证了归档质量，又减少了存储压力。
（二）保管期限：分“永久、30年、10年”，归档后原系统需存1年
标准规定：公务电子邮件保管期限分为“永久”“定期（30年、10年）”，且归档后原系统需保留至少1年；即使不归档的邮件，原系统也需保留1年。
档研在为湖南省某教育局服务时，协助其按“价值等级”划分保管期限：
五、从“源头”把控：公务电子邮件的形成要求
标准第8章对公务电子邮件的形成提出要求，包括标题、内容、附件、落款、元数据等，这是确保邮件“归档后可利用”的前提——如果邮件本身不规范（如标题模糊、附件加密），即使归档，后续也难以查询使用。
档研在实践中，会协助客户制定《公务邮件写作规范》，将标准要求转化为“可操作的细节”：
六、掌握“操作流程”：归档收集与整理的关键步骤
标准第9章（归档收集）和第10章（归档整理），详细规定了公务电子邮件从“提交归档”到“编制档号”的全流程，是实操层面的核心指引。档研结合项目经验，将这些步骤拆解为“可落地的动作”。
（一）归档收集：谁来交、何时交、交什么？（二）归档整理：怎么分、怎么排、怎么编档号？七、做好“收尾工作”：移交接收与长期管理
标准第11章规定了移交接收要求，明确“归档整理完成后需在次年6月30日前向档案部门移交”，且移交内容需包含“邮件（含附件）+元数据”，接收前需按DA/T 70检测。
2024年，档研协助河北省某省直机关完成年度公务邮件移交：
各部门在2024年6月20日前，将2023年度归档整理好的邮件（含元数据）通过系统移交至机关档案馆；档案馆使用档研提供的“四性检测工具”，对移交邮件进行100%检测——发现3封邮件“附件缺失”，退回部门补充后重新移交；检测合格后，双方签署《公务电子邮件归档移交清单》，明确移交邮件数量（共12000封）、保管期限分布（永久2000封、30年5000封、10年5000封）等信息，完成移交闭环。结语：以标准为纲，让公务电子邮件“活”起来
DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》不是“条条框框的束缚”，而是帮助单位规范管理、挖掘邮件价值的“工具”。从明确职责到系统建设，从形成要求到归档整理，每一个条款都指向“让公务电子邮件可追溯、可利用、保安全”。
作为档案数字化领域的实践者，档研始终以标准为指引，将“合规性”与“实用性”结合——我们不只是帮客户“完成归档”，更是帮客户搭建“全流程、可落地”的公务邮件管理体系。未来，档研将继续深耕标准应用，助力更多单位告别“邮件乱象”，让每一封公务电子邮件都成为“有价值的档案资产”！
